Regeln für Briefe

Eine E-Mail ist ein (elektronischer) Brief. Deshalb gelten dieselben Regeln wie für Briefe im Allgemeinen: Der Text beginnt mit einer Anrede, dann schildern Sie Ihr Anliegen, zum Schluss kommen die Grußformel und Ihr Name. Das gilt auch dann, wenn Sie "nur" eine Datei als Attachment zusenden wollen und annehmen, dass die Empfängerin bzw. der Empfänger keine Erklärungen dazu braucht.

Falls Ihr Name für Deutschsprachige "schwierig" sein könnte, helfen Sie uns bitte: Wenn - beispielsweise bei mehrteiligen Familiennamen oder bei chinesischen Namen - nicht klar sein könnte, welches der Teil Ihres Namens ist, unter dem wir Sie in einer alphabetischen Liste suchen müssten, schreiben Sie am besten diesen Teil Ihres Namens in Großbuchstaben. Oder wenn für Deutschsprachige aus Ihrem Vornamen nicht hervorgeht, ob Sie eine Frau oder ein Mann sind (wiederum bei chinesischen Namen, aber auch z. B. bei einem italienischen Andrea oder einer norwegischen Gerd), fügen Sie diese Information bitte in Klammern zu Ihrem Namen hinzu, damit wir wissen, wie wir Sie anreden sollten.

Bitte dramatisieren Sie Ihr Anliegen nicht unnötig. Wir bekommen beispielsweise immer wieder die Mitteilung "Ich bin verzweifelt." Überlegen Sie sich bitte, ob eine solche Wortwahl Ihrer Situation angemessen ist. Das Duden Universalwörterbuch definiert verzweifeln als "angesichts eines keine Aussicht auf Besserung gewährenden Sachverhalts in den Zustand völliger Hoffnungslosigkeit geraten, alle Hoffnung verlieren". Trifft das wirklich auf Sie zu? Oder ist Ihr Problem vielleicht nur z. B. eine Überschneidung zwischen zwei Veranstaltungen, die Sie beide gern im nächsten Semester belegen möchten?